一、院長辦公室職責

       院長辦公室是全院綜合辦事與協調的行政機構，是行政工作的樞紐，其主要職能是參與政務、管理事務、行政督辦和搞好服務、對外聯絡，起著承上啟下、聯系左右、溝通內外的作用。是醫院的主要窗口部門之一。下設：文印室、電話室、檔案室、收發室四個班組。

       （一）貫徹執行上級如國家衛生部、省委、省政府、省衛生廳等的指示和決定，負責布置、督辦、檢查執行情況并催辦落實。

       （二）深入科室，開展調查研究，搜集有關醫院管理和醫療工作的信息，及時向院領導反映情況，協同處、科室向領導提出醫院發展規劃的建議，主動做好院領導的參謀助手。

       （三）會議管理。參加院長辦公會并編發會議紀要；根據院長辦公會議的決定，發出決定通知書；督辦、協調院長辦公會決策事項，特別是一些需要多科協作完成的事項。負責其他全院性行政會議管理，做好會議記錄，編發會議紀要。

       （四）公文處理。負責全院公文的登記、批辦、轉送、催辦、歸檔和保密工作；負責起草全院綜合性的行政工作計劃、總結、報告、決定等；協助院長組織有關部門制訂醫院發展規劃、各項規章制度。負責審核、印發以省醫科院?省醫院名義發出的行政公文。負責收集信息，編發相關簡報。完成上級有關部門《年鑒》的組稿工作。編發醫院《大事記》等。

       （五）綜合協調。按院領導要求協調全院重大活動、牽頭辦理院領導指定的重要事項。負責院領導辦公區辦公用品、設施、設備的配備與管理。協助處理川港康復中心建設項目與培訓項目相關事務。

       （六）績效管理工作。按衛生廳要求下達績效管理任務，牽頭接受衛生廳考核。

       （七）負責院務公開中向社會患者公開部分的牽頭工作。

       （八）來信來訪。牽頭負責院內職工信訪接待，負責院長信箱事務管理。對來信來訪中提出的重要問題和建議及時向院領導報告，負責或督促相關部門對來信來訪者提出的問題做出答復。

       （九）院總值班管理。院總值班負責處理非辦公時間的醫務、行政和臨時事務。

       （十）印章管理。負責醫院印章、院長印章及各部門印章的刻制、發放、管理工作；開具對外行政介紹信及證明。

       （十一）通信管理。負責全院公務信件的投遞。公務信箱設在辦公樓一樓。

       （十二）文印管理。主要是全院公文印發，部門、科室資料的復印等工作。文印室設在行政樓九樓。

       （十三）檔案管理。貫徹執行上級有關檔案工作的方針、政策和規定，負責全院綜合類檔案的收集、整理、歸檔、保管工作。負責對全院兼職檔案工作人員的業務培訓。檔案室設在行政樓九樓。

       （十四）通訊管理。負責全院電話的配置、維護、號碼查詢等工作。院電話總機班設在行政樓九樓。

       （十五）報刊、雜志收發管理。負責全院報刊、雜志的收訂和發放工作。收發室設在醫院大門右側。

       （十六）依法執業。負責醫院《法人證書》、《機構代碼證》、《醫療執業許可證》等重要證件的送審、年檢、校驗等工作。

       （十七）負責“三無”人員相關聯系及處理工作。

       （十八）其它工作。負責全院與上級機關、兄弟單位的工作聯系、接待工作；院紅十字會、全國醫科院協會的秘書工作；以及院領導臨時交辦的其他工作。

二、院長辦公室工作制度

       （一）院長辦公室接受院長和分管副院長的領導，執行院長辦公室工作職能、高效優質完成上級和醫院下達的各項任務。

       （二）認真貫徹執行黨和國家各項方針政策和醫院的各項規章制度，遵紀守法，廉潔奉公。

       （三）熱情服務，著裝整潔，佩戴胸牌，言行得體，保持良好的窗口形象。

       （四）做好院內外以及院內上下各級部門情況勾通，積極協調各方面工作。

       （五）做好來訪、參觀等接待工作，做到安排周密、妥當、熱情。

       （六）辦理全院性會務，堅持勤儉節約辦會原則。

       （七）辦理文件的打印裝訂工作，做到準確及時、字跡清楚，無特殊情況不得拖延。

       （八）做好全院文書檔案的收集、整理、立卷存檔工作，執行保密制度。

       （九）嚴格執行印章管理制度，不得違規使用醫院及院領導印鑒。

       （十）負責檔案室、電話總機室、文印室、收發室及院內通訊管理，確保各班組工作正常運轉。

       （十一）及時處理信訪，做到有登記，有結果，不積壓，不拖延，重大問題及時向領導報告。

       （十二）院領導交辦的臨時性工作要盡快完成并隨時匯報。

       （十三）執行醫院安全消防制度。

三、院長辦公室安全管理制度

       （一）為加強辦公室安全管理，維護良好辦公秩序，按照“誰使用，誰負責”的原則，制訂本制度。

       （二）辦公室主任是部門安全管理工作第一責任人，辦公室副主任具體分管；各班組組長是各班組安全管理第一責任人；八樓辦公室安全責任人由主任指定。

       （三）辦公室工作人員上班需按要求佩戴工作證，非因工作關系，員工不得在辦公室深夜逗留；不得留與工作無關人員長時間在辦公室。

       （四）用電安全。不私自使用大容量電器；充電器嚴禁長時間插在電源上；全體員工都有責任在下班或放假期間將自己座位或附近的門、窗、空調、照明及電腦電源開關等及時關閉，以確保安全及節約能源；一旦發現電器或線路故障立即做好應急處理并及時向有關部門報告。

       （五）鑰匙管理。辦公室鑰匙由辦公室秘書負責保管，個人不得私自拿鑰匙進出領導辦公室，因工作需要量而院領導不在辦公室時，需2人一起進出；辦會部門借用會議室鑰匙，需督促及時歸還。

       （六）環境安全。保持工作環境及通道干凈、整齊，不得隨意亂放物品；辦公室內禁止吸煙。發現一次扣績效50元。

       （七）消防安全。辦公室已配置防火設備，員工要熟悉消防設備使用方法，發現火災隱情,立即消除或報告保衛部?；鹁娫挘?19；保衛部：3272、3262。

       （八）文件及電腦安全 。

       1．文件收發管理按醫院《公文處理實施細則》執行。

       2．OA系統的登陸密碼只限指定的操作人員使用，不得對外泄漏。

       3．使用電腦過程中,不得隨意下載、打開來歷不明的軟件或郵件，不瀏覽與工作無關的網站，防止電腦病毒傳播；長時間離開座位,應退出當前操作系統，設置成為屏幕保護、待機或關機狀態。

       4．重要文件及有保密要求的文件應加安全密碼保護。

       （九） 突發事件的預防及處置。

       1．組織學習醫院突發事件處置預案，強化員工應急能力。

       2．辦公室負責人、特殊崗位（印章管理、電話班管理）負責人手機必須保持24小時開機狀態，及時處理應急事務。

       3．發生突發、緊急事件，當值員工應該立即向所屬班組長和辦公室負責人報告；負責人接到事件報告后應根據事件類別及狀態，啟動應急機制。涉及跨部門、科室的事件，盡快通知有關部門負責人，進行補救措施或臨時處理，并及時將處理情況報告分管院領導。

       4．處理緊急事項時各位員工必須服從主任或主任指定的指揮人員調配，保證現場有專人負責，直至事件處理完畢。

       5．事后及時總結、分析，實施持續改進。

       （十）落實辦公室安全責任制。室內發現失盜案件或火災事故要查明原因，明確責任，并視情節輕重給予責任人相應處理。